Według różnych badań, przeciętny pracownik spędza prawie 23 dni w roku na spotkaniach. Niektóre badania wspominają średnio 6 godzin tygodniowo, a dla menedżerów aż 23 godziny tygodniowo. Co gorsza, wg pracowników połowa tych spotkań to strata czasu. Czy to nie szaleństwo?
Nie zawsze musi tak być. Spotkania są świetną okazją do zaangażowania się w ważne kwestie i mogą być okazją by wnieść coś od siebie.
Problem polega na tym, że większość z nas jest kiepska w planowaniu i przeprowadzaniu spotkań. A wiele z nich, jak mówi popularne powiedzenie, mogłaby być mailami.
Co zrobić, by nasze spotkania nie były stratą czasu?
Wpis powstał na podstawie książki How to Fix Meetings by Graham Allcott & Hayley Watts. Choć wg mnie bywa trochę rozwleczona, co niestety często doskwiera podobnym książkom, zawiera sporo cennych wskazówek i praktycznych rad odnośnie efektywnych spotkań.
Aby przeprowadzić produktywne spotkanie, zdefiniuj konkretny cel
Według autorów metody 40-20-40 Continuum, zarówno organizatorzy, jak i uczestnicy powinni poświęcić 40% czasu i energii związanej ze spotkaniem na przygotowanie się do spotkania. 20% na samo spotkanie. Pozostałe 40% przeznaczone jest na produktywne działania po spotkaniu. Te początkowe 40% stanowi fundament produktywności.
Określenie celu spotkania, czyli co chcemy osiągnąć
Konkretny cel spotkania wyjaśnia i określa nie tylko, kto powinien w nim uczestniczyć, ale także czego się od niego oczekuje. Ułatwia to kierowanie rozmową we właściwym kierunku. Nawet regularne spotkania, takie jak cotygodniowe zebrania zespołu (weekly itp.), powinny mieć swój konkretny cel.
Aby określić cel spotkania, porozmawiaj z potencjalnymi uczestnikami o kwestiach, które należy omówić. Następnie wykorzystaj te informacje do zdefiniowania konkretnego celu spotkania – jednego lub dwóch zdań wyjaśniających, co spotkanie powinno osiągnąć. Na przykład: “Pod koniec tego spotkania podejmiemy decyzję o kluczowych priorytetach na kolejny miesiąc”.
Udostępnij deklarację celu z wyprzedzeniem, aby ludzie zrozumieli, o co chodzi w spotkaniu i mogli się przygotować lub zdecydować, czy chcą w nim uczestniczyć.
Agenda spotkania, czyli jak chcemy osiągnąć cel
Zaplanuj spotkanie tak, by faktycznie spełniło swój cel. Aby to zrobić, przygotuj agendę, która zawiera tematy do omówienia, czas przeznaczony na każdy z nich oraz osobę odpowiedzialną. Im więcej szczegółów podasz, tym łatwiej będzie ludziom przyjść przygotowanym.
Jeśli nie masz pewności co powinna zawierać agenda, możesz wypróbować kilka podejść. Jednym z nich jest potraktowanie agendy jak historii z początkiem, środkiem i końcem. Na początku zbadaj omawiane kwestie i ich kontekst. Następnie, w środku, przejdź do rozwiązań lub ścieżek rozwoju. Koniec służy do określenia kolejnych kroków.
Innym podejściem jest stworzenie agendy wokół pytań co, dlaczego, kiedy, jak, gdzie i kto. Możesz spędzić spotkanie na odpowiadaniu na każde pytanie, ponieważ odnosi się ono do deklaracji celu.
Podobnie jak deklaracja celu, agenda powinna zostać wysłana przed spotkaniem wraz z wszelkimi istotnymi informacjami, które pomogą uczestnikom się przygotować.
Aby spełnić cel spotkania, zaproś odpowiednie osoby i wyznacz role
Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się siedzieć na spotkaniu i zastanawiać się, dlaczego w nim uczestniczysz? Może dyskusja była ważna, ale nie miała nic wspólnego z Twoim obszarem, więc nie miałaś_eś nic do wniesienia.
Zapraszanie niewłaściwych osób na spotkania zdarza się częściej niż powinno. To nie tylko marnowanie czasu, ale także bezproduktywne spotkania. Możesz mieć świetną deklarację celu, ale jeśli na spotkaniu nie będzie odpowiednich osób, nie będziesz w stanie skutecznie zrealizować celu.
Jak dobrać odpowiedni skład na spotkanie
Zaproszenie odpowiednich osób to delikatny balans między jakością i ilością.
Dobrą metodą wyboru jest uwzględnienie osób z różnymi doświadczeniami lub perspektywami w danej kwestii. W przypadku każdej wybranej osoby należy jasno określić, dlaczego została zaproszona. Zapraszając osoby na spotkanie, wyjaśnij, dlaczego ich wkład jest potrzebny.
Jeśli w spotkaniu uczestniczy zbyt wiele osób, trudno jest przeprowadzić produktywną rozmowę. Gdy spotykają się dwie osoby, przekazują swoje pomysły tylko sobie nawzajem, tworząc jeden kanał komunikacji. Gdy spotykają się więcej niż dwie osoby, kanały komunikacji mnożą się. Im mniej uczestników na spotkaniu, tym łatwiej się komunikować.
Myślenie o tym, kto uczestniczy w spotkaniu, nie dotyczy tylko tego, co poszczególne osoby wnoszą do rozmowy lub jak łatwo się komunikują. Wiąże się to również z przypisaniem pewnych ról, aby pomóc w sprawnym przebiegu spotkania.
Moderowanie spotkania
Bardzo istotną rolą jest moderowanie spotkania. Osoba prowadząca spotkanie (moderator_ka) utrzymuje rozmowę w zgodzie z deklaracją celu i agendą oraz zapewnia, że przemyślenia wszystkich zostaną wysłuchane. Jeśli to Ty prosisz o spotkanie, może wydawać się naturalne, że będziesz je prowadzić i moderować, ale nie zawsze jest to najlepsza opcja. Możesz chcieć aktywnie zaangażować się w dyskusję. W takim przypadku poproś kogoś innego o moderowanie. Osoba, którą wybierzesz, musi rozumieć cel spotkania i mieć dobre umiejętności słuchania i facylitacji (przeprowadzanie pracy grupy w sposób umożliwiający wykorzystanie potencjału, silnych stron oraz umiejętności wszystkich jej członków).
Inne ważne role to:
- mierzenie czasu (ograniczenie dyskusji do wyznaczonego czasu, np. przypominanie “zostało 5 min. do zakończenia tego punktu agendy”)
- notowanie (zapisywanie bieżących notatek i podsumowanie dyskusji, w szczególności action pointy po spotkaniu).
Zwykle lepiej wyznaczyć z wyprzedzeniem osoby do tych ról, czasem jednak obie te role może spełnić osoba prowadząca spotkanie.
Zadbaj o to, by każdego zdanie zostało wysłuchane, zarządzaj dominującymi uczestnikami
Kiedy spotkanie się rozpocznie, przypomnij wszystkim o jego celu i agendzie. Przedstaw uczestników lub pozwól im powiedzieć kilka słów o sobie i dlaczego dołączają do spotkania.
Gdy jedna osoba dominuje w rozmowie, pozostałym trudno jest podzielić się swoimi przemyśleniami. Aby temu zaradzić możesz poprosić, by wyznaczone osoby:
- wypowiedziały się oddając im głos: “A ty co myślisz na ten temat?”
- zapisały swoje pomysły, które późnej zostaną odczytane
Może się zdarzyć, że dany uczestnik jest bardziej wpływowy i dominujący, szczególnie, gdy ma duży status, staż lub doświadczenie. Inni po prostu zgadzają się z jego pomysłami (tzw. efekt HiPPO). Aby zwalczyć efekt HiPPO, najlepiej poprosić daną osobę o zabranie głosu na końcu. Zmniejsza to szansę na wywarcie wpływu na innych uczestników. Jeśli HiPPO w pokoju to Ty, staraj się spędzać więcej czasu na zadawaniu pytań niż na udzielaniu odpowiedzi.
Działanie po spotkaniu czyni spotkanie wartościowym
Co, jeśli po po spotkaniu wszyscy wracają do swoich spraw i nie robią nic, by zająć się tym, o czym rozmawiali? Cały wysiłek włożony w planowanie i uczestnictwo w spotkaniu byłby bezcelowe.
Działania po spotkaniu, action pointy, wnioski, podjęte decyzje, zadania itp. to ostatnie 40% metody 40-20-40. Praktyczne przełożenie tego oznacza, że notatki ze spotkania dokładnie wskazują, co należy zrobić dalej i kto jest za to odpowiedzialny (btw. osobny wpis z efektywnego notowania mam w planach).
Action pointy mogą wynikać z notatek stworzonych w trakcie spotkania lub można wyznaczyć specjalny blok w agendzie konkretnie na spisanie zadań.
Często to właśnie produktywne działania po spotkaniu decydują czy spotkanie można uznać za wartościowe.
Dobre praktyki i nawyki podczas spotkań
- Zachowuj spokój i koncentrację w trakcie spotkania, słuchaj opinii i wkładu innych.
- Skup się na celu i skoncentruj na jego osiągnięciu.
- Wykazuj zainteresowanie tematem, zaangażowanie i energię, koncentruj się na produktywności.
- Doceń osoby na spotkaniu i ich wkład w przebieg spotkania. Zwracaj uwagę na pozostałych, okazuj im szacunek.
- Staraj się ograniczyć ogólną liczbę spotkań w ciągu dnia. Pozwoli Ci to zachować energię i trzeźwość umysłu (uwagę), a także oszczędzić swój czas. Np. określ dni dni w tygodniu lub przedziały godzin bez spotkań.
- Możesz stworzyć osobiste zasady, takie jak określona liczba godzin spotkań w tygodniu lub brak spotkań w określone dni.
- Zastanów się czy pewne spotkania mogą być skrócone. Zamiast spotykać się przez całą godzinę, zasugeruj zakończenie dyskusji w około 40 minut.
- Pod koniec każdego spotkania zawsze pytaj, jakie działania są wymagane, aby posunąć się naprzód i ustal, kto będzie odpowiedzialny za ich wykonanie.
- Jeśli jesteś menedżerem i organizujesz spotkanie jeden na jeden, nie dodawaj go bez adekwatnego tytułu czy informacji o celu spotkania. Bywa, że niepotrzebnie stresujesz drugą osobę, która może przewidywać przekazanie złych wieści jak rozmowa korygująca czy nawet zwolnienie (standardowo w myśl dobrych praktyk, spotkanie powinny mieć z góry zdefiniowany cel: tytuł i opis). Jeśli spotkanie ma mieć faktycznie taki charakter, napisz to wprost i pozwól się przygotować (np. “Omówienie jakości pracy” itp.).
Co możesz zrobić jeśli nie jesteś osobą decyzyjną
Nawet jeśli jesteś tylko zaproszonym uczestnikiem i wydaje Ci się, że nie masz wpływu na spotkanie, bo go nie organizujesz ani nie moderujesz, istnieją sposoby, aby uczynić spotkanie bardziej wartościowym.
Jeśli agenda wydaje się niejasna, poproś organizatora o więcej szczegółów, by przygotować się wcześniej. Sprecyzowanie agendy może nawet pomóc w wyznaczeniu kogoś, kto lepiej nadaje się do uczestnictwa.
To samo tyczy się celu spotkania. Dołączając do spotkania upewnij się, że wiesz jaki jest jego cel i oczekiwania uczestników i organizatora.
Podsumowanie
Produktywne, efektywne i skuteczne spotkania wymagają wcześniejszego planowania, konkretnych działań w trakcie i po zakończeniu spotkania. Zacznij od ustalenia jasnego celu spotkania i stworzenia agendy ukierunkowanej na osiągnięcie celu. Zaproś osoby, które wniosą najbardziej wartościowy wkład. Zapewnij każdemu szansę na podzielenie się swoimi przemyśleniami podczas spotkania i spisz konkretne działania. Aby upewnić się, że te działania zostaną wykonane, stwórz z nich zadania przypisane do konkretnych osób i zaplanuj realizację lub wyznacz czas na ich wykonanie po spotkaniu.
Powodzenia! I oby jak najmniej spotkań mogących być mailami ;).
Podziel się
Jeśli podobał Ci się ten artykuł, może warto podzielić się z innymi?
Pozostańmy w kontakcie
Podobał Ci się ten wpis? Nie przegap kolejnej dawki przydatnej wiedzy! Tylko konkrety i najlepsze treści ze świata UX, web developmentu i produktywności. Głównie szybkie treści dla zajętych ludzi :).
